Ce trimestre, ESSOR s'est développé plus rapidement que ne le laissaient prévoir la plupart des projections. Le, RENDEMENT DU PORTEFEUILLE compare le produit des services de crédit (c'est-à-dire tous les revenus à l'exception de ceux des investissements) à la valeur moyenne de l'encours, POURCENTAGE D’AGENTS DE CRÉDIT DANS LES EFFECTIFS Nombre d’agents de crédit  x 100 %, x 100 % Valeur moyenne nette de l’encours du portefeuille, Montant moyen des emprunts portant intérêt, Nombre total de clients actifs appartenant à des groupes. qui ne sont pas toujours définis avec suffisamment de précision ? Il faut élaborer des routines de contre-vérification indépendantes pour vérifier que le système fonctionne bien. cours gratuit - Les systèmes d'information de gestion. Opérations concernant l'épargne et les crédits, ? Lorsqu'un prêt est en retard, le rapport fait état du montant du principal et des intérêts en retard pour que l'agent de crédit puisse indiquer à son client combien il doit au total. Le siège a besoin de rassembler un volume énorme de données mais, comme les agences ne sont pas en mesure d'informatiser leurs activités, BRAC utilise à la fois le système informatique du siège et les systèmes manuels de ses agences. Elles doivent en outre être formulées sous différentes formes, à différentes fins. Il est utile d'utiliser un chiffre-clé pour indiquer le type de produit ?par exemple, 1 pour les prêts de groupe, 2 pour les prêts individuels, 3 pour les comptes d'épargne. Banque interaméricaine de développement, Guide for the Analysis of Microenterprise Finance Institutions, juin 1994. D'autres, plus petites ou dont les perspectives de croissance sont plus limitées, choisiront une approche plus simple, car, dans leur situation, il ne serait guère justifié de consacrer le temps et l'argent nécessaire à la mise en place d'un système aussi complexe que celui qui est décrit ici. Aucune de ces méthodes n'est, techniquement, comparable à un réseau longue distance mais, elles donnent de bons résultats, même si elles ne permettent pas à une agence de traiter avec les clients d'une autre agence3. L'élaboration du système de micro-crédit de la FAO a pris près de 10 ans, ce qui a évité aux utilisateurs de se heurter à de graves problèmes opérationnels. L'emploi par un utilisateur d'un mot de passe, qui lui est affecté personnellement ou est associé au poste qu'il occupe, peut être le seul contrôle requis. Ce modèle définit et maintient également les relations entre les tables. 1.1  Pourquoi l'information est-elle aussi importante ? Il se peut qu'il faille modifier le niveau des intérêts et des commissions applicables aux opérations de crédit en fonction de l'évolution du coût moyen des capitaux empruntés. TAILLE MOYENNE DES GROUPES. Il serait aussi souhaitable d'avoir un système de tenue de dossiers manuel qui puisse être utilisé à la place du système informatique. Les cadres conceptuels de définition et d'interprétation des données financières abondent. Les contraintes budgétaires peuvent aussi exclure la plupart des systèmes qui doivent bénéficier d'un appui international ainsi que de nombreux systèmes locaux. Combien coûte l'appui technique ? Voir la figure G4 : MODÈLE DE SECTION REGROUPANT LES INDICATEURS D’ACTIVITÉ. Quelle est la procédure d'autorisation à suivre pour passer un prêt en perte ? Cohérent, et évoluer parallèlement à la qualité du portefeuille. Débutant ou intermédiaire vous trouvez dans ce cours sur le système d’information tous les éléments et notions dont vous avez besoin (introduction avec exemples et … Pour les raisons indiquées dans la section 5.2.1, il est beaucoup plus facile de trouversur le marché un bon logiciel de comptabilité qu'un bon logiciel de gestion du portefeuille. Dans le pire des cas ? Inclure, à titre de comparaison, dans une deuxième colonne, la moyenne observée sur une plus longue période. Les sept rapports qui composent cette catégorie décrivent les variantes les plus courantes de la présentation des données sur les produits et les charges. La plupart des institutions de microfinance n'ont ni les capacités techniques, ni les capacités financières nécessaires pour faire fonctionner ces réseaux à longue distance en « temps réel ». 1.4  L'utilisation d'un système d'information de gestion doit-elle. Ce rapport est essentiellement utilisé par les directeurs d'agence pour suivre les crédits les plus en retard traités dans leur agence. Clôture quotidienne, mensuelle et annuelle, ? Ces dépôts représentent-ils un montant fixe ou bien un pourcentage du montant à rembourser ? Un système manuel, certes plus facile à comprendre, est le moyen le plus sujet à erreur et le plus inefficace de stocker et d'extraire des données financières. Il indique, en sus des résultats, les montants budgétisés pour la période considérée (généralement sur une base mensuelle ou annuelle jusqu'à ce jour) ainsi que les résultats en pourcentage des montants prévus. 1993) et Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor: Managing for Financial Success (Washington, ACCION, 1997, section  5.3.1) pour des exemples de structures possibles. Analyse Systémiue de l [Ent epise •Apparue dans les années 1970 •Entreprise = Système –« Ensem le d [éléments en inte a tion dynami ue, o ganisé en fon tion d [un but » Joël De Rosnay « Le macroscope », éditions du seuil, 1975 Généralement, un individu devient client actif et a un dossier affecté à un agent de crédit lorsque sa première demande de prêt est préparée. Les indicateurs sont regroupés en trois catégories : clientèle, épargnants et emprunteurs touchés. La plupart des institutions de microfinance en viennent donc à élaborer une grande partie de leur système d’information de gestion pour qu'il réponde réellement à leurs besoins ; presque toutes celles qui l'ont fait avouent que la démarche demande beaucoup plus de temps, d'argent et d'attention de la part de leurs dirigeants que prévu. Le groupe de travail doit analyser le système existant même si l'institution envisage de le remplacer complètement. De cette façon, un extranet n'est ni un intranet, ni un site Internet, il s'agit d'un système supplémentaire La MARGE BÉNÉFICIAIRE est le quotient du bénéfice net (ou déficit) dégagé par l'institution sur le total de ses produits. ? Le chapitre 2 présente les techniques comptables à même d'être employées pour ajuster les données au titre de l'inflation et des subventions et pour déterminer le niveau requis pour les provisions pour créances douteuses. Procédures de rééchelonnement et d'abandon de créances ? La ligne 4 retraite les résultats nets de tous les postes d'exploitation autres que les liquidités, postes qui sont considérés comme des charges pour la période considérée mais ne donnent pas lieu à des sorties de liquidités. Il vaut mieux attribuer un mot de passe par utilisateur dans les structures qui sont organisées par tâche. Pour une étude détaillée des méthodes d'évaluation de la rentabilité et un modèlede rendement de l'actif retraité au titre des subventions, le lecteur peut se reporter à la section 2.4 de l'étude de Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor : Managing for Financial Success (Washington, ACCION, 1997). Le personnel d'IPC peut se rendre sur place pour installer et configurer le système, et assurer une formation. L'intérêt que présentent presque tous ces indicateurs pour une institution donnée dépend dans une certaine mesure de la structure de son bilan et, le cas échéant, de la nature de ses capitaux empruntés. Les institutions de microfinance désireuses de développer leurs opérations ou dont les opérations sont déjà volumineuses peuvent accroître leur efficacité en installant un réseau local opérant à partir d'un serveur (LAN). Il forme un ensemble avec les deux manuels ci-après consacrés aux ratios financiers. S'adresser à Intermediate Technology Publications, 103/105 Southampton Row, London WC1B 4HH, Royaume-Uni, télécopie : +44 0171-436-2013, courriel : . participent à l'opération, ce qui nécessite de vérifier régulièrement les chiffres et entraîne des irrégularités chroniques. Est-il possible de faire appel à des consultants locaux capables de fournir un appui continu ? La figure 3.1 est un modèle de rapport ponctuel sur les activités des agents de crédit. et, en contrepartie, peuvent comparer leurs propres résultats à ceux de tout un groupe d'institutions similaires. Les paragraphes ci-après décrivent certains des problèmes soulevés par la projection des flux de trésorerie : ? Production d'une large gamme de rapports, dont les états financiers types, la situation des prêts en arriéré, et la liste des soldes des clients. Elle fournit aux dirigeants qui envisagent de mettre en place des systèmes d'information de gestion les renseignements techniques dont ils ont besoin pour bien communiquer avec le personnel informatique, et prendre des décisions judicieuses en ce domaine. La colonne intitulée nombre de jours inactifs peut être établie de manière à n'indiquer que les chiffres excédant un nombre de jours donné, de manière à attirer l'attention sur les comptes les plus inactifs. Maturité. Les grandes institutions bénéficient d'économies d'échelle de nature à réduire leur structure de coût. Le risque d'illiquidité, c'est-à-dire le risque qu'une institution ne dispose pas des liquidités suffisantes pour honorer ses engagements, est un sujet de préoccupation important pour une institution financière bien gérée. Il est par contre souvent crucial pour elles d'avoir un système qui leur permette de déterminer, en temps opportun et avec exactitude, la situation de leur portefeuille. À la fin de l'année dernière, elle a engagé un informaticien local qui a été chargé de concevoir et développer le système, d'installer des ordinateurs dans les agences et de former le personnel à l'utilisation du nouvel outil. L'acquéreur peut, pour un montant additionnel, demander sa personnalisation et la conversion des données. Les rapports comporteront aussi des légendes expliquant les symboles ou les abréviations utilisés et définissant les indicateurs importants qui risquent d'être mal interprétés. Tous les rapports doivent comporter, à chaque page, des en-têtes et pieds de page standards entre lesquels sont réparties diverses indications importantes. Ceci posé, le programmeur trace un diagramme des relations entre les quatre tables du système (voir la figure A1.2 ci-dessous). 4         Plus éléments d'exploitation non décaissés, 7        Nouveaux emprunts de l'institution, 8         Augmentation nette des dépôts d'épargne, 9        Diminution nette des immobilisations, 11       Augmentation nette des charges à payer, 12      Diminution nette des autres actifs à court terme, 13      Diminution nette des autres actifs à long terme, 14      Augmentation nette des autres dettes à court terme, 15      Augmentation nette des autres dettes à long terme, 17      Remboursements des capitaux empruntés, 18       Diminution nette des dépôts d'épargne, 19       Augmentation nette des immobilisations, 20      Augmentation nette des placements, 21       Diminution nette des charges à payer, 22      Augmentation nette des autres actifs à court terme, 23      Augmentation nette des autres actifs à long terme, 24      Diminution nette des autres dettes à court terme, 25      Diminution nette des autres dettes à long terme, Variation des fonds propres 26 Plus émissions de titres, 31      Subventions/emprunts supplémentaires nécessaires. Dans ce cas, il faut veiller à ce que le nouveau système soit apte à facilement quantifier les opérations réalisées avant son installation. ? Cette présentation suit celle des flux financiers adoptée dans le rapport D1, de manière à faciliter l'analyse des résultats financiers de chaque centre de profit. Logiciel non commercialisé sous forme standard ; son installation couvre certaines opérations de mise en place. ? ? Les prix varient énormément. par type de compte, à savoir actif, dettes, fonds propres, produits ou charges. ront besoin de créer de nombreux autres rapports spécifiques. Compte de résultat simplifié, résultats et prévisions, Commissions sur les crédits et commissions sur les services bancaires, Total, charges d'exploitation services financiers, Groupement :      Agence et ensemble de l’institution. Ce bénéfice ou résultat net est généralement égal à la différence entre le montant total retraité des produits, et le montant total retraité des charges. Grâce à l'harmonisation des règles comptables, l'informatisation d'un système de comptabilité pose peu de problèmes de conception. un système d'approbation et de comptabilisation des prêts, d'établissement des calendriers de prêts et de calcul des intérêts par la méthode des amortissements dégressifs, dégressifs annuels et amortissement constant ; ? Pour calculer le taux d'intérêt nominal effectif, on ajoute au taux d'intérêt nominal les commissions et frais perçus par l'institution auprès de ses clients et l'on détermine le taux d'intérêt qui permettrait à l'institution d'engendrer un flux de revenus équivalent sur la base d'un amortissement dégressif21. Les nouveaux ordinateurs qui pourront être achetés par les institutions de microfinance seront équipés de Windows 95. Total des décaissements (diagramme en barres), ? Les dotations aux provisions apparaissent donc comme une charge pendant la période durant laquelle a lieu le retraitement. l'emploi de définitions différentes pour le calcul des ratios financiers ; ? Rapport sur la concentration de l'épargne, B7 : CLIENTS EN ATTENTE PAR AGENT DE CRÉDIT, B8 : RAPPORT SUR LES VERSEMENTS JOURNALIERS. Total pour Montant Résultats par l’exercice projeté rapport aux projections. Un bon système d'information produira donc des rapports hiérarchisés, en partant de rapports d'exploitation développés, destinés aux agences, pour parvenir aux états financiers récapitulatifs et aux données d'exploitation simplifiées dont ont besoin la direction et le conseil d'administration. établi sur la base d'un programme existant a bien plus, ? Un accord de prêt devient-il caduc si le client ne demande pas à ce que le prêt lui soit versé dans un certain délai ? De surcroît, les utilisateurs se reconnaissent dans ce nouvel outil et sont donc prêts à l'accepter et à l'intégrer à leurs activités. Le rapport F2 : PROJECTIONS DES FLUX DE TRÉSORERIE ne peut donc être uniquement tiré du système d'information.